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Acquista è il gestionale che mette a disposizione del back office del Sistema Bibliotecario un flusso completo che risponde alle necessità informative di due aree di interesse:

• l’area amministrativa e finanziaria
• l’area del catalogo e dei servizi

La prima, preposta agli acquisti ed al riscontro della disponibilità di tesoreria e del piano di budget corrispondente, la seconda che manutiene ed aggiorna la base dati del catalogo.
La procedura mette a disposizione del Sistema e quindi ai vari operatori ed addetti delle singole biblioteche una gestione completa di tutte le fasi secondo le quali si articola l’attività di gestione degli acquisti e degli abbonamenti ai periodici. L’applicativo si integra con il Catalogo e consente di visualizzare in Opac il materiale che è in approvvigionamento e quindi ancora non collocato ed inventariato.
Ogni operazione di acquisto attiva un flusso e viene associata alle entità:

• Biblioteca
• Documento
• Fornitore

Le operazioni di acquisto non riguardano solo le accessioni di documenti ma anche ogni altro ordinativo di materiale e servizio. Ogni movimento amministrativo è contraddistintodalla definizione della tipologia dell’acquisto (ad esempio materiale di consumo) e dalla causale di stato che indica lo stato di processamento del movimento nell’ambito del flusso delle varie fasi.

Le fasi del flusso Acquista sono schematicamente così riassumibili:
• Proposta
• Richiesta di offerta
• Ordine con modifica automatica dello stato del documento precatalogato e già
presente nel Catalogo
• Evasione con spunta dell’ordine
• Fatturazione (registrazione fatture fornitori) con verifica dell’evasione e dell’ordine
• Aggiornamento del registro entrate
• Aggiornamento dell’inventario
• Collocazione (a cura dei gestori del Catalogo)

Le proposte di acquisto (precatalogazione dei documenti richiesti con stato “proposta”) vengono inserite a cura degli operatori del Catalogo e costituiscono una base di dati precatalografici, che si consolidano all’atto dell’avvenuta registrazione automatica in Inventario e della conseguente collocazione da parte dell’operatore di biblioteca. Utilizzando il modulo di catalogazione può essere derivata (se disponibile) via Z39.50 tutta la notizia bibliografica, riferita al documento proposto e da ordinare, in modo da disporre fin dall’inizio di informazioni complete e corrette.

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