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La Gestione del Catalogo: EasyCat SBN Marc

La procedura di gestione del catalogo offre una serie di funzioni tra loro integrate che rendono particolarmente semplice ed immediata ogni attività di catalogazione e di manutenzione del catalogo da parte di catalogatori anche non particolarmente esperti. La base dati e l’applicazione sono installate sul Server centrale (presso il CED dell’Ente Locale) e ad esse vi si accede da ogni punto remoto o locale semplicemente utilizzando un browser.

1. Standard catalografici e profili catalografici

L’applicazione di gestione del catalogo ottempera agli standard nazionali ed internazionali di descrizione RICA, ISBD, AACR2 per le diverse tipologie di materiale ed al formato Unimarc dei dati in import/export. Il modulo di Catalogazione Derivata si appoggia al protocollo Z39.50.

Sono previsti i profili catalografici SBN-Marc per le varie tipologie di materiali :

• Monografie – Libro Moderno
• Libro Antico
• Seriali, Collane editoriali, Periodici, Quotidiani
• Grafica
• Materiale  cartografico
• Materiale audio video (CD, MC, FD, VHS, DVD, ecc..)
• Foto
• Manoscritto: corrispondenza
• Manoscritto: testo
• Tesi di laurea
• Risorse elettroniche

2. Catalogazione partecipata e derivata

La gestione del catalogo prevede che ogni catalogatore possa in un qualunque momento svolgere le attività previste dal proprio profilo, in modalità partecipata. La derivazione può avvenire secondo due modalità :

1. in locale, per notizie presenti sul database locale; ciò comporta l’unica attività di registrazione dei dati “locali”
2. in remoto, per notizie non presenti nel database locale, con derivazione da banche dati remote accessbili via z3950.

La catalogazione derivata z3950 consente di accedere infatti ad una serie di opac, preventivamente scelti e inseriti in una tabella di dichiarazione, ciascuno con nome ed URL. In fase di catalogazione in ogni momento è attivabile la ricerca e cattura di un record attraverso selezione nella tabella di uno o più server opac contemporaneamente. Il catalogatore può definire un tempo limite per la durata della ricerca, anche diverso per ogni server e stabilire in quale sequenza questa si deve svolgere sui server selezionati. Nel caso in cui la ricerca insista su un unico server Z3950 il risultato ottenuto consiste nella lista dei record individuati. Nel caso di una METARICERCA (più di un server dichiarato) il risultato è rappresentato da una tabella di risultati che consente di accedere a singole liste di record. Con il tasto COPIA si puà catturare il record ed importarlo automaticamente nel database del catalogo, visualizzandolo direttamente nel tracciato catalografico. Seguono tutte le operazioni di sistemazione del record.

 

3. Principali funzioni della gestione del catalogo

La gestione catalogo prevede ad apertura della sessione :

• identificazione catalogatore (login e pwd)
• scelta dell’archivio dati (bibliografico, Authority Files, tabelle di servizio, ecc..)
• scelta tipologia materiale
• scelta della funzione-attività (immissione-modifica-cancellazione,   schiacciamento , stampa, ecc..)

Attraverso una preliminare attivazione da parte del Responsabile del Catalogo, ad ogni catalogatore viene preventivamente assegnato un profilo che prevede privilegi e limitazioni verso la gestione del catalogo.  Ogni record viene marcato con l’identificativo del catalogatore che lo ha inserito e le funzioni modifica-cancella sono abilitate in relazione alla profilazione del catalogatore.

Il Responsabile del Catalogo accede ad un menù di abilitazioni che prevede la creazione e l’aggioramento della tabella dei catalogatori, con le specifiche dichiarazioni di privilegi (profilo).

Una funzione particolarmente utile per un’adeguata manutenzione del catalogo al fine di evitare la presenza di notizie duplicate è l’utility SCHIACCIA. La funzione infatti permette di eliminare con procedura semiautomatica i record doppi presenti in catalogo.

Sono individuabili due specifiche aree di definizione del record bibliografico :

• Area delle notizie bibliografiche
• Area delle notizie di localizzazione ed amministrative (collocazione, inventario, stato del documento, ecc..)

I campi dell’area localizzazione-amministrativa consentono di disporre di tutte le notizie indispensabili alla localizzazione ed identiifcazione del documento ai fini della movimentazione e della gestione dell’inventario. La definizione dello “stato” del documento prevede di avere notizia anche in Opac della sua condizione :

• il documento è stato richiesto o proposto per l’acquisto - prenotabile S/N
• il documento è stato ordinato
• il documento è pervenuto ed è stato registrato nelle Entrate e nell’Inventario
• il documento è collocato – prestabile S/N
• il documento è “fuori uso” – prestabile N
• il documento è “scaricato” (smarrito, ceduto, ecc..) – prestabile N

Nello specifico i profili catalografici specifici per ogni tipo di materiale sono adeguati alle tipologie descrittive definite dagli standard, costituendo dei veri e propri accessi facilitati alla descrizione. La selezione di uno di questi accessi comporta la definizione automatica (default) del contenuto di alcuni campi destinati alla creazione della fisionomia dell’oggetto da catalogare, secondo quanto stabilito dal formato di riferimento. Tali campi sono da individuare in: “Tipo di materiale”, “Natura del documento”, “Tipo record”, “Livello Bibliografico”. 

E’ dato infine ampio rilievo al tracciato catalografico tramite la visualizzazione completa dei numerosi campi disponibili e compatibili sia con il formato Unimarc che con il formato SBN Marc, in modo da offrire una la migliore visibilità circa le differenti informazioni per la descrizione delle notizie bibliografiche (ad esempio i campi “Codice di pubblicazione governativa”, “Genere”, “Fasce d’Età”).

Con il medesimo obiettivo si è inteso rendere disponibili anche i campi destinati alla gestione locale di alcuni dati, la cui compilazione è facilitata in alcuni casi dalla generazione automatica (default) dei contenuti (ad esempio “Controllo record”, “Tipo originale EC”, “Catalogazione”, “Revisione”).

La scelta di dare un maggior rilievo al tracciato catalografico attraverso la visualizzazione di tutti i campi disponibili ha indotto l’implementazione di una funzione per la personalizzazione del tracciato al fine di facilitare e rendere più snella l’attività di catalogazione. Il singolo operatore in caso di necessità può infatti modellare un proprio tracciato in base alle particolari ed estemporanee esigenze descrittive, in modo da non visualizzare i campi non pertinenti al tipo di descrizione che si sta effettuando. L’operazione è chiaramente in ogni momento reversibile e modificabile.

La funzione è stata implementata a livello di utente, di biblioteca e di sistema.

Per le suddette esigenze di adeguamento agli standard anche il database Authority File ha previsto l’implementazione di alcuni tracciati specifici per le diverse liste di autorità:

• Soggetto
• Descrittore
• Classificazione decimale Dewey
• Classificazione diversa da Dewey
• Marca
• Repertorio

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