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Opera per la catalogazione

 

Opera (ECAS - EasyCat Archivi Storici) è la procedura software sviluppata da Nexus in partneship con l’Archivio Storico del Comune di Firenze per la catalogazione e gestione del materiale di archivio.

Nel realizzare il Profilo Archivi Storici di Easycat si è tenuto conto delle indicazioni fornite dalle norme per la standardizzazione per il materiale d’archivio ISAD(G), delle norme per le liste d’autorità ISAAR(CFP) e, dove mancassero indicazioni specifiche, si è fatto riferimento agli standard propri in altri settori dei Beni Culturali.

Rispetto alle indicazioni delle ISAD sono stati aggiunti alcuni campi in base ad esigenze specifiche per il trattamento di alcuni materiali, in particolare rispetto ai livelli di descrizione più analitici in quanto livelli meno trattati negli standard descrittivi.

ECAS consente di generare l’opac del materiale (inventariato e/o descritto) rendendolo ricercabile e consultabile via web, secondo molteplici modalità di ricerca:

  • navigazione della struttura,
  • ricerca attraverso informazioni incrociate contenute in diversi campi (titolo, soggetto produttore, data, livello descrittivo,…),
  • ricerca libera, ricerca su liste di termini controllati (access point).

Oltre ai campi di ricerca è possibile selezionare filtri per livello descrittivo e lingua della documentazione, limiti per data e la possibilità di ordinare il risultato della ricerca per data crescente o decrescente (normalmente i dati sono ordinati a scelta dell’istituto per segnatura o in cronologico crescente).

Alle schede descrittive possono inoltre essere collegati testi esterni, immagini, suoni, filmati relativi al documento in oggetto nell’ottica o di fornire un valore aggiunto alla descrizione o addirittura di preservare il documento consentendone la consultazione virtuale (microfilm).

Home page di Opera

Struttura del database archivistico

Le schede di inserimento

Le schede di inserimento di Opera Catalogazione si suddividono in differenti tipologie che corrispondono a diversi livelli logici e presentano campi specifici e tabelle di selezione appropriate.

Le tipologie previste sono:

  • Struttura per la descrizione dei livelli: fondo, sub-fondo, serie, sottoserie, ulteriore sottoserie
  • Unità archivistica per la descrizione di unità e sottounità (ad es. buste e fascicoli)
  • Documento per la descrizione dei singoli documenti (al momento sono previsti due profili differenti: documento testuale e documento grafico)

Ogni tipologia consente l’immissione dei dati attraverso la compilazione di un insieme di campi comuni e di alcuni campi specifici. Da ogni singolo record è possibile visualizzare la struttura delle relazioni, ossia il contesto in cui quel record è inserito.

Le tipologie dei campi

I campi possono avere diverse modalità di immissione: esistono campi liberi, campi con menù a tendina, ad immissione controllata, campi automatici.

  • Campo libero = campo in cui si può inserire qualsiasi valore
  • Campo controllato = campo in cui il programma si aspetta di trovare un numero fisso di caratteri disposti secondo uno schema predeterminato ed opera un controllo sulla forma dei dati immessi.
  • Campo automatico = campo gestito direttamente dal programma in cui non è possibile intervenire

I campi con menù a tendina possono essere controllati o liberi, ossia il menù è vincolante e limitato ad alcune voci,  o oltre a dare la possibilità di selezionare le voci dal menù è possibile digitare direttamente nel campo valori non previsti dal menù stesso, in questo caso il menù ha lo scopo di facilitare l’immissione di valori che si ripetono frequentemente.

Nel caso si presenti la necessità dei inserire testi descrittivi molto lunghi è prevista la possibilità di creare link a file esterni (prodotti con videoscrittura, attraverso scannerizzazione,…).

I campi sono raggruppati per aree ispirate direttamente dalle indicazioni delle ISAD:

Identificazione, Denominazione, Datazione, area della Consistenza, Informazioni sul contesto,ecc.

Gli archivi paralleli

Alcuni campi presentano una particolare modalità di immissione: sono i campi “Legame”. Invece di essere compilati essi vanno a cercare (‘catturare’) il contenuto in un altro campo che può essere nello stesso archivio (ad es. nel caso del legame di un’unità archivistica con la serie di appartenenza) o in un archivio parallelo a quello principale che contiene le schede descrittive. Questo consente di operare un controllo sulla forma e sul linguaggio utilizzato ottimizzando le possibilità di recupero delle informazioni in fase di ricerca.

I campi interessati da questa modalità di funzionamento sono quelli che collegano tra loro i diversi livelli della struttura dell’archivio (la serie al fondo, l’unità alla serie, il documento al fascicolo, le unità collegate tra loro, ecc.), quelli che collegano le raccolte al Soggetto produttore e quelli denominati Access point (Persone, Istituzioni, Luoghi, Parole chiave, Thesaurus argomenti) che consentono di creare degli Authority File (Liste d’Autorità) . I dati che compongono queste liste devono essere immessi in un database d’appoggio denominato AFAS che prevede l’immissione delle seguenti tipologie di informazioni: Nomi di persone, Nomi di Enti/Istituzioni, Luoghi/Edifici, parole chiave.