Acquista

Il nuovo software per la gestione degli acquisti e l'integrazione nel catalogo

Settembre 2007 - Acquista è il nuovo software Nexus che mette a disposizione del Sistema Bibliotecario la gestione di tutte le necessità informative di due aree di interesse:
• l’area amministrativa e finanziaria, preposta agli acquisti, al riscontro della disponibilità di tesoreria e del piano di budget corrispondente.
• l’area del catalogo e dei servizi, che manutiene ed aggiorna la base dati del catalogo.

Acquista permette ai vari operatori delle singole biblioteche una gestione completa di tutte le fasi nelle quali si articola l’attività di gestione degli acquisti e degli abbonamenti ai periodici. L’applicativo si integra con il Catalogo e consente di visualizzare in Opac il materiale che è in approvvigionamento, ancora non collocato ed inventariato.
Ogni operazione di acquisto attiva un flusso, e viene associata alle entità:

• Biblioteca
• Documento
• Fornitore

Le operazioni di acquisto non comprendono solo le accessioni di documenti ma anche ogni altro ordinativo di materiale e servizio. Ogni movimento amministrativo riporta la definizione della tipologia dell’acquisto - ad esempio materiale di consumo - e la causale di stato, che indica nell'ambito del flusso delle farie fasi lo stato di processamento del movimento.

Gestione delle proposte di acquisto
• inserimento della proposta in EasyCat o direttamente in Acquista
• Pubblicazione in Opac con evidenza dello stato del documento in fase di acquisizione

Gestione degli ordini
• Visualizzazione delle proposte in Acquista
• Inserimento degli ordini con verifica delle disponibilità finanziarie e del budget
• Stampa degli ordini (acquisti-abbonamenti)
• Lista ordini aperti – analitico
• Lista ordini aperti – sintetico
• Stampa solleciti ai fornitori
• Inserimento dati di evasione da bolle accompagnatorie
• Inserimento dati di evasione da fatture
• Consolidamento movimenti
• Aggiornamento della base dati degli approvvigionamenti
nell’area dei dati gestionali delle notizie bibliografiche
• Elenco delle voci evase in accompagnamento al lotto di documenti da localizzare/collocare in EasyCat
• Stampa del registro di Entrata
• Stampa dell’Inventario
• Scadenziario dei pagamenti
• Stampa dei documenti acquistati e da collocare
• Elenco del materiale da catalogare a livello di area dati
bibliografici

Gestione delle tabelle e statistiche
• Inserimento/Variazione Anagrafica Fornitori
• Tabella degli sconti per Fornitore/Collana/Periodico
• Tabella delle Condizioni di Pagamento
• Tabella Inventari/Sezioni di Inventario
• Tabella delle periodicità
• Tabelle di utilità
• Statistiche Ordini in evasione
• Statistiche per fornitore

Pianificazione Budget e Gestione del Rendiconto di Esercizio
• Inserimento Piano di Budget degli acquisti
• Stampa con scostamenti rispetto agli esercizio precedente
• Inserimento pianificazione delle tranches di finanziamenti di Esercizio
• Controllo del Rendiconto aggiornato in base agli acquisti con evidenza degli
scostamenti rispetto al budget
• Stampa del Rendiconto

Gestione Abbonamenti a Periodici
• Elenco degli abbonamenti aperti in ordine di Fornitore/Titolo/Data
• Stampa tabulato delle consegne per periodo
• Inserimento mancate consegne (anomalie)
• Stampa comunicazioni anomalie ai fornitori

Le fasi del flusso Acquista sono schematicamente così riassumibili:
• Proposta
• Richiesta di offerta
• Ordine con modifica automatica dello stato del documento precatalogato e già
presente nel Catalogo
• Evasione con spunta dell’ordine
• Fatturazione (registrazione fatture fornitori) con verifica dell’evasione e dell’ordine
• Aggiornamento del registro entrate
• Aggiornamento dell’inventario
• Collocazione (a cura dei gestori del Catalogo)

Le proposte di acquisto - precatalogazione dei documenti richiesti con stato “proposta” - vengono inserite a cura degli operatori del Catalogo. Esse ostituiscono una base di dati precatalografici, che si consolidano all’atto dell’avvenuta registrazione automatica in Inventario e della conseguente collocazione da parte dell’operatore di biblioteca. Utilizzando il modulo di catalogazione ,può essere derivata via Z39.50 - se disponibile -tutta la notizia bibliografica riferita al documento proposto e da ordinare, in modo da disporre fin dall’inizio di informazioni complete e corrette.

Account Manager

Biblionauta Account Manager: una soluzione integrata per gli applicativi Nexus

Agosto 2007 - Si avvia a conclusione lo sviluppo di Biblionauta Account Manager, l'interfaccia che gestisce le varie applicazioni Nexus centralizzando le funzionalità comuni:
- Gestione utenti
- Gestione interfacce
- Dati applicativi condivisi (ie: dati amministrativi e gestionali)
- Pannello di controllo per la gestione della configurazione delle installazioni (ad es.: sessioni, database, caching, mail server, log, traduzioni)
- Creazione e pubblicazione dei contenuti Html
- Possibilità di installare moduli aggiuntivi per aggiungere funzionalità (ad es.: contatti, commenti agli articoli, forum, newsletter)

Biblionauta Account Manager si basa sul principio MVC (Model View Control) il quale ha l’obiettivo di separare i tre componenti di una applicazione web:

- Model: dominio dei dati utilizzati dall’applicazione (ie: database)
- View: interfacce utente (ie: html, pdf, shell)
- Controller: gesture degli eventi (ie: classi Php)

Questa separazione permette a sviluppatori, grafici e dba di lavorare ognuno sulle proprie aree di competenza.