Acquista

Acquista - il modulo applicativo dedicato alla gestione dei periodici

Il modulo software ACQUISTA gestisce tutte le operazioni di acquisto a partire da un elenco di suggerimenti di acquisto, sino a concludere il flusso con la registrazione del Buono di Carico e la contestuale inventariazione automatica del materiale.

Il gestionale mette a disposizione del back office del Polo o Sistema Bibliotecario un flusso completo che risponde alle necessità informative di due aree di interesse:

• area amministrativa
• area finanziaria

Qui di seguito si definisce quale Polo il Centro Servizi della rete delle biblioteche, inteso come insieme di risorse ICT a disposizione della rete e quindi anche nello specifico l’insieme delle applicazioni della suite BiblioNauta e delle basi dati da queste gestite.

Per Account Manager si intende quella parte di applicazione di backend comune a tutta la piattaforma BiblioNauta preposta a tutte le attività di configurazione, di parametrizzazione e di gestione di informazioni riguardanti il Responsabile di Acquista a livello di Sistema (ruolo Sistema), l’amministratore di un e di Acquisti (ruolo Administrator) e i singoli operatori (User). Acquista è dunque una procedura tipicamente di back office. Essa mette a disposizione del polo bibliotecario e quindi ai vari operatori ed addetti delle singole biblioteche una gestione completa di tutte le fasi secondo le quali si articola l’attività di gestione degli acquisti.

Il flusso amministrativo può iniziare indifferentemente con la gestione dei suggerimenti di acquisto, da trasformare poi in proposte di acquisto oppure direttamente con il caricamento delle proposte. Queste vengono richiamate dell'operatore a livello di singola organizzazione (biblioteca) per generare gli ordini ai fornitori, L’evasione dei materiali avviene con la spunta degli ordini in base ai documenti di trasporto (DDT) o fatture accompagnatorie. Con i documenti “fattura” di può procedere ad una verifica formale anche dei prezzi e degli sconti applicati dal fornitore rispetto agli ordini trasmessi.

In relazione alle disposizioni in materia fiscale con l’introduzione della fatturazione elettronica è frequente il caso in cui la gestione delle fatture sia centralizzata in modo da rendere non possibile per i gestori del flusso amministrativo procedere ad un completamento delle evasioni con il controllo delle fatture fornitori. E’ quindi anche prevista una cosiddetta scorciatoia che consente all’operatore di gestire l’evasione con la sola verifica dei materiali ricevuti e delle loro quantità.

Per quanto riguarda tutte le informazioni dei materiali a livello di descrizione bibliografica e di informazioni di aggiornamento del loro “status”, queste sono gestite in modo centralizzato nella base dati MySql del Catalogo Bibliografico della biblioteca e/o del sistema/polo bibliotecario.